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¿Cuánto tiempo debe conservarse un expediente clínico en México?
La respuesta breve: la NOM-004-SSA3-2012 establece un mínimo de cinco años a partir de la fecha del último acto médico.
“Mínimo” no significa que el expediente deba destruirse exactamente al cumplir cinco años. Antes de darlo de baja deben revisarse otras obligaciones, solicitudes, responsabilidades, contratos, litigios y reglas aplicables a la especialidad o al caso.
¿Desde cuándo se cuentan los cinco años?
El punto de partida no es la fecha de apertura del expediente, sino el último acto médico registrado. Si el paciente vuelve a recibir atención, el cómputo debe revisarse con esa nueva fecha.
La regla cubre el expediente como conjunto, sin limitarse al papel. La NOM reconoce soportes escritos, electrónicos y de otras tecnologías.
Por qué no conviene destruir automáticamente
Antes de una baja pregunta:
- ¿existe una atención, aclaración o responsabilidad pendiente?;
- ¿hay una solicitud del paciente en proceso?;
- ¿aplica una regla particular por especialidad o servicio?;
- ¿existe un litigio, contrato o investigación?;
- ¿la información está bloqueada por otra obligación?;
- ¿se documentó quién autorizó la disposición?
La legislación de datos personales también exige evitar la conservación injustificada. Por eso la respuesta no es guardar todo para siempre, sino contar con una política que equilibre obligación clínica, derechos, seguridad y minimización.
Política práctica de archivo
Registra para cada categoría:
- fecha del último acto médico;
- fundamento y plazo aplicable;
- fecha de revisión;
- condiciones que impiden la baja;
- periodo de bloqueo cuando corresponda;
- autorización;
- método de eliminación o conservación;
- bitácora de lo realizado.
La eliminación debe impedir la recuperación no autorizada, tanto en papel como en medios electrónicos o respaldos. No basta con mover el archivo a la papelera de la computadora.
¿Qué pasa al cambiar de software?
La obligación del prestador no termina al cancelar una suscripción. Antes de cambiar:
- exporta la información;
- abre y valida los archivos;
- conserva autoría, fechas y adjuntos;
- documenta dónde quedará el archivo;
- confirma el plazo de acceso posterior del proveedor.
Klinik declara exportación de registros en JSON y resguardo por 30 días después de la cancelación. Ese periodo no sustituye el plazo que debe cumplir el consultorio; la exportación y conservación propia deben planearse antes de cancelar.
Cuándo pedir revisión jurídica
Considera asesoría legal antes de proceder en estas situaciones:
- al diseñar por primera vez tu política de archivo y conservación;
- al cambiar de proveedor de software cuando existen expedientes históricos;
- al recibir una solicitud de acceso, rectificación o cancelación de un paciente;
- ante un litigio, queja ante una autoridad o investigación relacionada con la atención;
- al decidir la eliminación de cualquier expediente, especialmente si involucra menores, procedimientos de riesgo o casos sin alta definitiva.
El plazo de cinco años es un piso general, no una instrucción automática de destrucción. Diseñar una política de conservación y baja documental clara protege tanto la continuidad médica de tus pacientes como la seguridad jurídica de tu consultorio.
Archivo ordenado de expedientes clínicos